U wilt een fuif of party organiseren? Hieronder staat uitgebreide uitleg, hoe dat je te werk, en waar je moet op letten om zo een evenement te organiseren!

 De voorbereiding

• Aanvraag bij de stad!
  
  Eerst en vooral zijn er 2 soorten vergunningen dat je hebt, eerste is deze met permanente vergunning, hiervoor moet enkel de uitbater van de zaal de fuif doorgeven (bijv. boccaccio, studiohall...)  Indien je gebruik maakt van een zaak zonder permanente vergunning of bv. een tent, moet de fuif gemeld worden, tenminste 14 dagen voor het evenement plaatsvindt, bij het sectariaat van de stad/gemeente. Deze maakt het mogelijk om bij de politie en brandweer in de boek te staan, moest er iets gebeuren.
   

• Sabam
  
  Indien je in het openbaar muziek maakt, moet je daar auteursrechten voor betalen aan sabam, indien dit in orde is krijg je de toestemming. Dit dient u ten laatste 10 dagen voor dat het evenement plaatsvind te melden, schriftelijk of telefonisch. Bij tijdige aanvraag geniet je van een vermindering van 20 % op het basistarief. Doe je geen aanvraag of betaal je de verschuldigde rechten niet op voorhand, dan kan je een boete krijgen. Sabam voert regelmatig controles uit bij fuiven.
   

• Verzekering
  
  Het kan handig zijn om een verzekering, Burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten, de organisator kan verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele schade of ongevallen. Contacteer een goede makelaar voor meer info.  Indien het een één enkele fuif is, dient er maar een verzekering afgesloten voor 1x en niet voor een hele periode.
  Ook kwa brandveiligheid moet er een overeenkomt gesloten worden, met u, of de zaalhouder, want beiden kunnen zich van de zaken ontdoen indien er brand veroorzaakt wordt, er moet één iemand verantwoordelijk kunnen gesteld worden, in sommige zalen is dit in orde, bij anderen niet.
   

• Zaalhuur
  
  Het organiseren van een fuif begint met het zoeken van een geschikte zaal. Twee of drie maanden op voorhand is daarbij zeker geen overbodige luxe, vooral in de drukke maanden oktober, november en december. Je stelt eerst een lijst op met mogelijke data en contacteert dan enkele zalen. Vraag zeker naar de voorwaarden en neem een optie op de zaal. Vergeet niet om tijdig te verwittigen of de fuif al dan niet doorgaat.
   

• DJ
  
  Indien je een DJ inhuurt, maak je best enkele maanden van te voren afspraak, en treft best een schriftelijke regeling. Ivm geluidsoverlast etc...
   

• Drank Vergunning
  
  Als je een fuif geeft in een tent of in een gelegenheid waar drank geschonken wordt, moet je zorgen voor een tapvergunning (240 I, Verklaring van zedelijkheid) hetzij voor gegiste dranken (bier), hetzij voor sterke dranken. Indien je geen vergunning hebt, riskeer je een boete. Ook hier zullen uitbaters met een permanente vergunning reeds over een tapvergunning voor de zaak beschikken. Voor het bekomen van deze vergunningen, kan je terecht bij de politie, dienst oreca.
  Voor het schenken van geestrijke dranken moet je 14 dagen op voorhand een aanvraag indienen bij de politie tegen betaling van 50 frank administratieve kosten. Deze aanvraag wordt overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen.
   

• Kaartverkoop
  
  Grotendeels op fuifen worden er ingangskaarten gevraagd, maak deze zodaning dat ze moelijk of niet na te maken zijn, door eventueel een stempel op de achterkant te zetten. Ook promotiehalve enkele gratis kaarten weggeven per aankoop van 10 kaarten kan handig zijn.
   

• Affiche
  
  Op de affiches zet je best, de naam, organisatie, prijs, plaats, en de persoon die aansprakelijk is, met telefoonnummer. Deze persoon dient meerderjarig te zijn, moest er iets verkeerd lopen mag deze aansprakelijk gesteld worden.
  
  Wildplakken is verboden, ook op de universiteitscampussen. Je hebt toelating nodig van de gemeente voor publiciteitspaneeltjes langs gemeentewegen. Het is niet toegestaan te plakken op privé-eigendommen zonder de toelating van de eigenaar, op elektriciteitskabines, bushokjes, afsluitingen.
  
  Algemeen prijslijstje: http://www.vdlouw.nl/pag/prijslijst.html
   

• Sponsers
  
  Het zoeken van sponsers dient u best 1-2 maanden op voorrant te doen, met een duidelijke vermelding op de affiches! Het is mogelijk om een prijs gevarieerd van 25€ tot 250€ te ontvangen.
  Je kan bijvoorbeeld winkeliers vragen om te sponsoren. Vooraleer je naar de drukker stapt, denk je het best eens na of het niet goedkoper kan zijn om de affiche gewoon op A3 te laten kopiëren. Zeker voor kleinere fuiven is het prijsverschil echt wel de moeite waard.

De fuif zelf

• Taakverdeling
  
  De organisatie van een fuif is ook zeer belangrijk, bij ietsje grotere fuiven heb je al een heel aantal mensen nodig!
  
  - Kassa (2)
  - Buitenwipper (1)
  - Vestiare (2)
  - Drankbonnentjes verkoop (2)
  - Mensen om drank door te geven (4 -....)
  - Tappers
  
  Stel best een duidelijke werklijst op om problemen te voorkomen
   

• Veiligheid
  
  - Schenken van drank in recycleerbare bekers;
  - Mogelijk loszittende elementen worden uit de zaal verwijderd
  - Nooduitgangen zijn geopend
   

• Toezicht
   
  • Zorg voor goede medewerkers die een oogje in het zeil houden en die voldoende herkenbaar zijn (door bv. t-shirts, embleem van de organisatie, ...). De medewerkers drinken geen alcoholische dranken. Ze moeten nuchter zijn indien er iets gebeurt.
  • Voorzie toezicht waar drank verkocht wordt en bij de ingang, ook eventueel aan de nooduitgangen, het podium, de toiletten, de lichtbediening, buiten aan de ingang en in de onmiddellijke omgeving van de zaal.
  • Zorg dat er geen gevaarlijke voorwerpen mee in de zaal genomen worden.
  • Zorg dat de discobar, die ideaal geplaatst is om de situatie in de zaal te overzien, de mensen die toezicht houden vlug kan verwittigen bij ongeregeldheden (bv. stoppen van muziek, roepwoorden afspreken).
  • Het is van belang dat je, voordat een vechtpartij begint, ter plaatse bent en de mogelijke vechtenden of problemenmakers via een gesprek afleidt van de onrustplaats.
  • Probeer de risicogroepen steeds goed in het oog te houden.
  • Kan je de situatie zelf niet meester, contacteer dan politie of rijkswacht.
  • Stel vooraf een lijst op met nuttige telefoonnummers (rijkswacht, politie, arts van dienst, apotheker van dienst, brandweer, zaalverantwoordelijke, leveranciers) voor de medewerkers.
  • Om vandalisme en lawaaioverlast buiten te voorkomen is het aangeraden een bewaakte vestiaire te voorzien (desnoods tegen betaling), de parking en omgeving van de zaal of tent goed te verlichten en controlerondes te lopen zowel binnen als buiten.

  
   

• Reglementeringen
  
   

  Bij het organiseren van fuiven dient de nodige aandacht te worden besteed aan de overlast die kan ontstaan ten opzichte van de omwonenden, vooral wat betreft de geluidshinder. Indien je een fuif organiseert in een zaal die niet over een permanente vergunning beschikt, moet je een aanvraag doen bij de stad. Bij de toelating krijg je tegelijkertijd een vergunning voor het maken van muziek tot 85 db. Zalen die een permanente vergunning bezitten, hebben automatisch een toelating voor het maken van muziek. In deze zalen mag je luider spelen dan 85 db.
  
  Het is aangeraden vooraf contact op te nemen met de buren bij de organisatie van fuiven en hen te vragen klachten over lawaaioverlast eerst met de verantwoordelijken van het evenement te bespreken in plaats van direct naar politie of rijkswacht te lopen. Hou er rekening mee dat de politie of gemeente op elk moment geluidsmetingen kan uitvoeren, ook zonder klachten. Bij overdreven lawaai zal het sluitingsuur van 2 uur stipt worden toegepast of zal je nog eerder moeten sluiten.
  
  Als organisator is het aan te bevelen in het contract met de DJ het volgende te vermelden: "De DJ is verantwoordelijk voor de eerbiediging van het KB van 24/02/1977, zeer speciaal wat de maximum toegelaten dB(A) betreft in de inrichting. Ingeval van niet naleving zullen de boetes door de DJ moeten betaald worden."
  Voor meer informatie: milieudienst of politie.

  
   

• Alcohol & Drugs
  
  Er bestaat hier een enige wetgeving over, maar dit is over het algemeen moelijk na te gaan, daarom duidelijke afspraken vooralleer u begint. Illigale drugs is en blijft verboden.